RSCC Policy GA-18-05; 使用电子邮件作为官方通信

贝博体育

保单号码: GA-18-05

主题: 使用电子邮件作为官方通信

范围
就本政策而言，只包括官方通信.
定义
电子邮件通常分为四类, 官方信件, 非正式商务相关, 个人和垃圾邮件.
1. 官方信件 -罗安州立社区学院的官方电子邮件通信被定义为罗安州立大学工作人员在执行其办公室职责时发送或接收的通信. 就本定义而言, 办公室将包括学术和行政部门, 分歧, 咨询委员会及任何其他被委任执行学院事务的机构. 包括记录决策的消息, 政策, 程序, 资源支出, 服务的操作或交付. 以下是官方信件的例子:
  1. 关于管理的一般通信, 金融, 操作程序, 或政策事项(包括采购订单等贝博体育)
  2. 有关管理的办公室间信息, 金融, 操作程序, 或政策事项(包括时间表等贝博体育), 经济资助及旅游券)
  3. 有关大学政策或政策过程的信息(会议记录), 听证会记录, 等.)
  4. 关于重要公共信息的消息(例如, 关键环境数据, 校园关闭及报告)
  5. 工作相关会议的邀请和回复
  6. 以官方身份发布的信息(招聘公告等).)
  7. 管理开发中所依赖的Listserv消息, 金融, 操作程序, 或者政策问题
  8. 与当前和/或未来的学生沟通
2. 非正式商务相关——电子邮件可能有正式的上下文，但不是商业交易的一部分. 下面的例子说明了官方语境下的电子邮件，而不是官方通信:
  1. 关于日常业务活动的一般部门通信(发送消息和回复日常问题)
  2. 关于员工活动(节日活动等)的办公室间信息.)、电话、邀请和对工作相关活动的回应
  3. 除以官方身份发布的消息外的其他消息，除非这些消息是管理发展所依赖的, 金融, 操作程序, 或者政策问题
3. 个人 -任何既不是在日常或正式学院业务过程中创建也不是收到的电子邮件.
4. 垃圾邮件 -任何未经请求的商业性质的电子邮件.
  排除在这个定义之外的是作为参考资料收集的出版材料，以支持贝博体育的教学计划. 大学职员以私人身份提供的文件也不包括在内. 包括教学材料, 委员会或单位正式指定的委员会或行政单位的个别学术人员或小组的研究资料和专业记录. “专业记录”是指与专业协会或协会有关的记录，以及学术人员对整个专业的义务所产生的通信.
  
  教师与个别学生或班级单位的通信也不包括在内. 但是，学生有责任回复教师的电子邮件.
政策-教职员工
1. RSCC电子邮件帐户所需
  所有罗安州立社区学院的员工都将有一个学院的电子邮件地址, 所有的官方电子通信都将通过这个地址. 参见电子信息系统(电子邮件)政策, GA-18-03, 如何获得一个电子邮件地址和使用学院的电子邮件系统.
2. 重定向电子邮件
  重定向其官方@roanestate的员工.Edu地址转到另一个电子邮件地址(e.g., @aol.com, @hotmail.Com或部门服务器上的地址)这样做的风险由他们自己承担. 学院不负责处理外部供应商的电子邮件. 将大学电子邮件重定向到个人账户并不能免除员工发送到他或她的@roanestate的官方通信的责任.edu帐户. 只有大学的电子邮件帐户将被维护, 学院没有责任保持个人员工或教师的电子邮件帐户.
政策-学生
1. 大学使用电子邮件
  电子邮件是罗安州立社区学院官方交流的一种机制. 学院有权期望这些通信将被及时收到和阅读. 官方电子邮件通信仅用于满足校园社区的学术和行政需求. 作为这个过程的管理者, 信息技术部与贝博体育部协调，负责指导官方学生电子邮件的使用.
2. Microsoft Exchange, Active Directory和对学生使用电子邮件的期望
  Office 365是学生的官方电子邮件服务器. 学生应该经常和一致地检查他们的电子邮件，以便与大学相关的通信保持最新状态. 学生有责任认识到某些交流可能是时间紧迫的. “我没有查看我的电子邮件”, 转发邮件错误, 或以“邮箱已满”或“用户未知”的电子邮件返回学院，不能作为错过学院官方电子邮件沟通的借口.
3. 分配学生邮箱
  学院会自动为所有注册学生创建官方电子邮件帐户. 地址格式为姓氏，名首字母，中间名首字母@monkeybeads.net. 如果有重复的名称，将在名称后面加上一个数字，以防止混淆. 电子邮件帐户将通过RaiderNet访问. 学生首次登入时须更改密码. 官方电子邮件地址将保存在班纳学生系统和贝博体育的活动目录中. 官方电子邮件地址将是目录(公开)信息，除非学生另有要求.
4. 重定向电子邮件
  学生的电子邮件可能会从他们的官方@roanestate重新定向.Edu地址转到另一个电子邮件地址(e.g., @aol.com, @hotmail.Com，或部门服务器上的地址)。. 学院将不负责处理外部供应商的电子邮件. 电子邮件重定向并不能免除学生发送到他或她的@roanestate的官方通信相关的责任.edu帐户.
5. 机密信息的身份验证
  这违反了学校的规定, 包括《学生行为准则, 允许任何使用官方电子邮件地址的用户冒充大学办公室, 教师/职员, 或学生. 机密信息将无法在电子邮件消息中使用. 使用罗安州立社区学院电子邮件和计算机设备的规则见罗安州立政策, 电子资讯系统(电邮)政策, GA-18-03及合乎道德及负责任地使用电脑资源, GA-18-01.
6. 隐私
  用户在使用电子邮件沟通机密或敏感事项时应格外小心, 不应该认为电子邮件是私人和机密的. 尤其重要的是，用户要小心地只将消息发送给预定的收件人。. 在电子邮件通信中使用“回复”命令时应特别小心.
7. 电子邮件的教育用途
  教师将在课程大纲中指定他们的电子通信方式. 此“官方学生电子邮件政策”将确保所有学生都能够遵守教师指定的基于电子邮件的课程要求. 因此，教师可以假设学生的官方@roanestate.Edu帐户可以被访问，教师可以使用电子邮件来上课.
8. 动量的学生
  参与在线课程的学生势头, 尤其是TN校园的学生, 是否有罗安州立社区学院的电子邮件地址. 对于未在RSCC注册的动量学生, 与教师的沟通将使用动量的内部“消息传递”功能进行. 罗安州立大学注册学生使用动量, 尽管动量“消息传递”可能是你与教练的主要沟通方式, 这不是你的官方电子邮件地址，你必须定期检查你的RaiderNet帐户，这样重要的公告就不会错过.

修订历史:2009年9月2日、2016年1月2日、2021年10月26日

修订生效日期: 08/08/2022

修订批准人: 克里斯托弗·L. 惠利,总统

原生效日期: 02/16/2004

批准人: 韦德B. 总裁McCamey

办公室负责: 商务副总裁 & 金融

综述: 06/30/2022

贝博体育

RSCC Policy GA-18-05; 使用电子邮件作为官方通信

与我们联系