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这项政策的制定是为了认识到运动人员、运动队和其他团体旅行的独特特点. 该政策的目的是解决与校际体育招募的具体表现有关的旅行的实际考虑, 运动队旅行, 和其他学生团体旅游. 体育人员和其他非学生团体的其他目的旅行应遵守一般旅行政策(BA-01-01)。. 所有旅行将根据TBR政策编号报销. 4.03.03.除非下文提供了特殊的例外情况. 除了, 每位体育部员工都应遵守全国大学生体育协会(NCAA)的所有相关规定。, 全国大专体育协会(NJCAA)和学院为会员的体育大会.

1. 运动招募
   1. 批准旅行-下列事项须经主席事先批准:
      1. Blanket travel authorization for scouting or recruiting; 和
      2. 在任何与招聘有关的场合，由机构支付费用的访客和客人的旅行.
   2. 客人膳食-当工作人员因招聘需要而产生客人膳食的实际费用时，可通过提交客人膳食授权表获得批准. 需要收据.
   3. 学生招募
      1. 工作人员有责任遵守相关的NCAA, NJCAA, 还有关于招收学生的会议规则.
      2. 可安排当地汽车旅馆/酒店住宿, 和, 经体育主管或指定人员批准, 可根据第II条收费. F. 下面.
      3. 应安排使用校园餐饮服务，费用可向体育部收取. 如果有必要的话, 工作人员将按校外伙食费用报销, 提交一份客人用餐授权表供批准, 允许合理和惯常的小费. 索赔必须附有收据.
      4. 交通可通过当地旅行社安排，经体育主管或指定人员批准，由体育部门收费. 汽车里程可按BA-01-01规定的最高费率报销给新生使用私家车的费用.
      5. 娱乐费用可以按照NCAA、NJCAA和会议规定的成本报销.
2. 旅行
   1. 所有校际运动招募, 体育团队, 其他团体旅游须经主席批准. 在任何团队或团体旅行之前，必须提交旅行授权表格以获得批准. 旅行授权可以包括整个赛季的所有旅行，除了必须单独提交和批准的赛季后比赛.
   2. 学院官员及学院嘉宾(助理教练除外), 经理, 得分记录簿饲养员, 等.陪同团队或团体旅行的人员必须事先得到主席的批准.
   3. 在所有情况下, 团队或团体交通将按照学院规定的程序安排, 旅行路线要提前安排好. 如果费用超过RSCC政策BA-01-01中批准的差旅费, 文件必须保存在相关部门或办公室，表明在做出所有安排和保留之前已经探索了各种费用选择. 然而, 如果这样的安排是由学院的采购办公室, 该办公室将保存所有适当的文件.
   4. 行程文件和团队/团体旅行授权表格中必须包含特定旅行中所有个人的团队或团体花名册，以便进行适当的会计和审计.
   5. 旅行预支金额为预计旅行费用的100%, 前提条件:
      1. 预支的请求, 包括估计费用, 提交给商务和财务副总裁并获得批准.
      2. 体育部或教练员中熟悉旅行规定的一人(旅行协调员)将负责预支和所有与团队或团体旅行有关的费用.
      3. 根据BA-01-01政策，所有团队或团体的旅行费用都需要收据.
      4. 每个收到临时旅行预支的员工必须签署一份工资扣除授权表，允许国家在终止雇佣关系或未能提交旅行索赔的情况下从欠员工的任何工资中收回预支. 从工资中扣除这笔款项，只有在所有其他催收预支的努力都失败的情况下，才能作为最后的手段使用.
      5. 在返回时, 员工应提交报销申请或报销任何实际支出. 索赔/请求应显示要求报销的总费用. 预支金额应从总额中减去. 然后，应准备一张支票，以支付应付给员工的额外金额. 预支款项不得超过实际费用. 如果这真的发生了, 然而, 超出部分应由员工退还至营业处，作为原始预付款的贷方，并对实际发生的费用进行适当分配.
   6. 住宿费用不得超过RSCC旅行政策BA-01-01规定的费率.
      1. 订购单只适用于卧室费用. 电话费和其他杂费必须由旅行协调人支付并包括在内, 如果可补偿, 在返回后提交的索赔/报销请求.
      2. 如果得到商业和金融副总裁的授权, 住宿费用可按F .所列的相同条件记入商务与财务副总裁办公室维护的特殊商务旅行信用账户.1.
      3. 如果没有发出住宿采购订单，也没有将住宿费用记入商务旅行信用账户, 旅行协调员必须支付所有住宿和杂费，并根据E节提出报销申请. 5.
   7. 杂项费用，如在团队或团体旅行时看电影，必须有收据支持. 工作人员因业务目的拨打电话，如能提供有关电话号码和被呼叫人的文件，可提出索偿, 以及打电话的目的.
   8. 与团队或团体旅行相关的个人膳食将遵循学院的政策, 一般的旅行, BA-01-01.
   9. 团队或团体旅行餐食或零食将按实际费用报销. 小费不得超过通常和习惯的费率. 除非使用用餐日志，否则需要适当的文件和收据.
      
      如果员工(旅行协调员)为每个团队或小组成员分配个人膳食的钱, 然后必须保存一份书面的用餐日志. 这个日志必须表明每个人收到了多少钱, 分发它的目的, 并有每个收款人的签名. 此日志必须附在按照E部分提交的费用报销/报销请求中.5. 如果预支的是餐费, 用餐记录可在旅行结束后三(3)个工作日内直接提交给商务办公室，并作为预收餐费的依据.
   10. 所有的旅行申请和团队旅行申请必须由体育主管和其他适当的审批机构根据其他机构的政策或程序书面批准.
3. 其他团体旅游
   学生团体或其他团体参加学校的课程或活动的旅行可以根据上文第II节的规定报销. 学生及/或学院嘉宾自愿参加团体旅游活动, 学生或客人必须在出发前签署一份保持无害协议. 协议可从RSCC主页获取，关键字是“保持无害”。.
4. 异常
   校长或其指定人员可在适当情况下批准对本政策要求的例外情况.