实地考察可以由任何部门或教员计划. 计划必须与教务长讨论并由教务长批准. 学院批准的实地考察的表格将被填写并发送给教务长和学生学习副校长批准. 原件退还给教员，副本保存在学生学习副校长办公室存档. 除了, 所有过夜和非服务区实地考察必须填写并批准正式的大学旅行授权表格.
每个学生都应该填写一份“保持无害协议”，该协议可在教务长办公室获得. 完成的表格应在实地考察前交给教师，并在他/她的办公室存档.
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